Генератор агентов для запуска бизнес-процессов

После стандартной установки модуля в разделе меню "Бестранк" административной части сайта появится пункт Генератор агентов для запуска бизнес-процессов.


Общие настройки

Во вкладке "общие настройки" необходимо выбрать сущности, для которых будет возможным создание агентов и дальнейшая их настройка.

После выбора сущностей они появятся в левом меню. Чтобы создать агенты, нужно перейти в соответствующий пункт.




После того, как добавлен хотя бы 1 агент, в левом меню появится пункт "Настройки агентов". Необходимо перейти в него для продолжения настроек.




Настройки агентов

Разберем каждый пункт настроек агента по порядку:



1. Активность агента.
Агент не будет срабатывать при отключенной галочке.

2. Ссылка на агент.
Здесь можно посмотреть дополнительную информацию об агенте в системе (дату последнего запуска, дату следующего запуска и т.д.).



3. Частота выполнения.
Определяет, с какой частотой (в секундах) будет срабатывать агент.

4. Дата запуска.
Определяет дату первого запуска агента.

5. Время запуска.
Определяет время первого запуска агента.
(В случае, если дата и время первого запуска находятся в прошлом, первый запуск агента произойдет согласно интервалу частоты выполнения, отталкиваясь от даты и времени, указанных в настройках выше).

6. Ограничение кол-ва элементов за один шаг.
Определяет максимум, на скольких элементах за 1 шаг будет запущен бизнес-процесс.
Пока агент срабатывает на затронутых шагом элементах, на остальных элементах, не входящих в шаг, БП запущен не будет.
Рекомендуется использовать эту настройку при большом количестве (оно может быть разным в зависимости от объемности бизнес-процесса) элементов, на которых ориентировочно будет срабатывать агент.

7. Ссылка на список элементов сущности, для которой настраивается агент.

8. Шаблон бизнес-процесса.
Определяет шаблон бизнес-процесса, который будет запущен с помощью настраиваемого агента.

9. Сайт, на котором запускается бизнес-процесс.

10. Ссылка на выбранный шаблон бизнес-процесса.

11. Фильтр + поиск.

• Здесь можно задать фильтр, по которому будут отбираться элементы для запуска бизнес-процесса на них.
  
• На выбор доступны все поля, имеющиеся в сущности.
  
• Фильтр аналогичен штатному фильтру в гриде/канбане сущности.
  
• Фильтр можно задать сразу по нескольким полям.
  
• Чтобы подтвердить выбранные в фильтре настройки, нужно кликнуть "найти".
  
• Чтобы удалить все выбранные в фильтре настройки, нужно кликнуть "сбросить".
  
• В случае, если не задан ни один фильтр, бизнес-процесс запустится на всех элементах сущности.
  

12. Показать список отфильтрованных элементов.

• Здесь можно увидеть элементы, которые были отфильтрованы на основе заданных значений в пункте "фильтр + поиск".
  
• Перед этим необходимо нажать "Сохранить".
  

• При нажатии откроется список отфильтрованных элементов.
  

Разберем его подробнее:



1. В данном списке, как и в списке самой сущности, доступен переход к детальному просмотру кликабельных значений полей.

2. Ссылка на список всех элементов сущности в публичной части портала.

3. Обновить данные.
Эта функция позволяет актуализировать список отфильтрованных элементов, если в процессе работы с элементами некоторые из них стали подходить под заданные настройки в фильтре, или наоборот - перестали.


Дополнительный фильтр

В данном модуле также предусмотрен дополнительный фильтр. Рекомендуется использовать его для более вариативной работы с полями типа "дата", т.к. в нем можно прописать текстовые настройки для фильтра по этому полю, например, "-60 day" - в этом случае агент будет запущен за 60 дней до значения, указанного в поле.
Дополнительно можно ознакомиться в разделе "Справка".



1. Если стоит галочка, то дополнительный фильтр не будет работать.

2. Выбор полей для фильтрации.

3. Значения для фильтра по выбранным полям.

4. Справка (для работы с интервалами от указанных дат).


Агенты по дате завершения/начала дела

Этот блок настроек позволяет создавать правила для автоматического запуска шаблона бизнес-процесса при наступлении даты начала или окончания дела.



Разберем доступный функционал:



1. Фильтр для отбора нужных правил по полям
.
2. Кнопка для перехода к созданию нового правила.

3. Все созданные правила отображаются в формате списка (доступен выбор отображаемых полей, сортировка, перетаскивание столбцов, контекстное меню, постраничная навигация и другие штатные возможности работы со списками).


Разберем подробнее настройки при создании/редактировании правила



1. Перейти назад к списку правил.

2. Активность правила.

3. Тип даты для проверки. (На выбор доступны 2 варианта: дата окончания дела и дата начала дела).

4. Тип сущности. (На выбор доступны все сущности CRM).

5. Ссылка на выбранную сущность CRM.

6. Выбор шаблона запускаемого бизнес-процесса. (На выбор доступны шаблоны, созданные на выбранной CRM-сущности).

7. Ссылка на выбранный шаблон бизнес-процесса.

8. Выбор параметра, в который будет передан ID дела при запуске бизнес-процесса. (На выбор доступны параметры с типом "строка" и "число")

9. Здесь можно выбрать тип дела, для которого будет работать правило.

10. Здесь можно выбрать, будут ли запускаться бизнес-процессы для дел, которые помечены как выполненные.


Примеры кейсов в работе с модулем

1. Нужно запускать какой-то БП один раз с заданной периодичностью, например, каждый день.  

Решение: нужно задать такой фильтр, чтобы проходил только один элемент (например, сделать отдельное поле и заполнить его, фильтр задать на значение поля) или запускать генератор на сущности, имеющей только один элемент.  
 
2. Нужно запускать БП в определенную дату раз в год, у каждого элемента сущности дата своя. Например, мы хотим поздравлять наших клиентов с днем рождения и для этого заполняем в контакте поле с датой.

Решение: создать поле типа Дата для хранения даты следующего дня рождения (не даты рождения). В бизнес-процессе задать увеличение даты на год при срабатывании. Фильтр генератора агентов установить на День рождения = сегодня, частота срабатывания - раз в день. В итоге БП будет запускаться только на тех элементах, где дата следующего дня рождения = сегодня, выполнять заданные действия и увеличивать дату на год для следующего запуска процесса агентом.  
 
Еще пример: мы хотим удалять элементы списка, хранящиеся больше какого-то срока (например, 3 месяцев).

Решение: в элементах списка заводим поле с датой удаления, при создании заполняем его по формуле Дата создания + 3 месяца, фильтр генератора агентов настраиваем на Дата удаления = сегодня.  
 
3. На портале есть список заявлений на увольнение, за день до увольнения мы хотим запускать бизнес-процесс.  

Решение: в списке заявлений указываем дату увольнения, фильтр генератора агентов настраиваем на Дата увольнения = завтра.

4. Нужно запускать БП каждый месяц в определенный день. Например, 15 числа.

Решение: первым порывом будет указать просто периодичность запуска агента - месяц, но интервал выражается фиксированным числом, а количество дней в месяцах разное. Если сделать так, дата запуска будет сдвигаться от месяца к месяцу. Поэтому здесь нам тоже нужно менять дату из самого БП, фильтр выставлять на дату запуска = сегодня, периодичность - раз в день.